Kebijakan ini menjelaskan bagaimana Universitas PGRI Semarang melalui UPT TIK, selaku pengelola SIMEKAR SSO beserta layanan Academic Parent (portal orang tua/wali mahasiswa di https://simekar.upgris.ac.id/academic-parent), mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, membagikan, dan menghapus data pribadi Anda. Dengan menggunakan layanan ini, Anda menyetujui pemrosesan data sebagaimana dijelaskan di bawah ini, sesuai Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
1. Data yang kami kumpulkan
a. Data dari akun Google (Masuk dengan Google). Saat orang tua/wali masuk ke Academic Parent, kami hanya meminta izin openid, email, dan profile, sehingga yang kami terima hanyalah: ID akun Google, nama, alamat email beserta status verifikasinya, dan alamat foto profil. Kami tidak menerima kata sandi Google dan tidak mengakses Gmail, Google Drive, kontak, kalender, atau data Google lainnya.
b. Data yang Anda masukkan. NIK orang tua/wali untuk verifikasi hubungan dengan mahasiswa, dan NIK mahasiswa untuk menautkan putra/putri Anda.
c. Data teknis & log keamanan. Alamat IP, jenis peramban (user agent), waktu, dan aktivitas penting (masuk, verifikasi NIK, penautan, pembukaan data, pencetakan transkrip, percobaan yang gagal).
d. Cookie. Cookie sesi (wajib agar Anda tetap masuk), cookie pilihan bahasa, cookie statistik kunjungan, serta Google Analytics pada halaman publik untuk statistik kunjungan agregat.
2. Bagaimana kami menggunakan data
- Mengautentikasi Anda dan memastikan alamat email Anda telah diverifikasi Google.
- Memverifikasi bahwa Anda adalah ayah, ibu, atau wali mahasiswa dengan mencocokkan NIK Anda dengan data NIK orang tua/wali yang tercatat pada data mahasiswa.
- Menampilkan data akademik dan keuangan putra/putri yang tertaut: Kartu Rencana Studi, presensi perkuliahan di SPADA, Kartu Hasil Studi, transkrip nilai sementara, serta riwayat tagihan dan pembayaran.
- Mengirim email pemberitahuan kepada mahasiswa ketika akunnya ditautkan oleh orang tua/wali, sebagai pengaman dari penyalahgunaan.
- Menjaga keamanan layanan: membatasi percobaan, mendeteksi penyalahgunaan, dan audit.
Data Anda tidak digunakan untuk iklan, tidak diprofilkan untuk tujuan pemasaran, dan tidak digunakan untuk melatih model kecerdasan buatan.
3. Penggunaan data pengguna Google
Informasi yang diterima dari Google API hanya digunakan untuk menyediakan fitur masuk dan identitas akun di Academic Parent sebagaimana dijelaskan di kebijakan ini. Penggunaan dan pemindahan informasi tersebut mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk persyaratan Limited Use. Data pengguna Google tidak dijual, tidak dipindahkan kepada pihak lain, dan tidak dibaca oleh manusia kecuali dengan persetujuan Anda, untuk keperluan keamanan, atau bila diwajibkan hukum.
4. Pembagian data
Kami tidak menjual atau menyewakan data pribadi. Data hanya dapat diakses oleh:
- Orang tua/wali yang telah terverifikasi, terbatas pada data putra/putri yang tertaut dengannya;
- Mahasiswa yang bersangkutan (pemberitahuan penautan berisi alamat email akun orang tua/wali);
- Petugas UPT TIK dan unit akademik/keuangan Universitas yang berwenang, untuk dukungan layanan dan audit;
- Instansi berwenang bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.
Penyedia layanan yang kami gunakan: Google (masuk dengan Google & Google Analytics) dan penyedia email untuk mengirim pemberitahuan.
5. Penyimpanan & keamanan
- Data disimpan di server milik Universitas PGRI Semarang dan dikirim melalui koneksi terenkripsi (HTTPS).
- NIK tidak disimpan dalam bentuk asli. Sistem hanya menyimpan sidik kriptografis (HMAC-SHA256) untuk pencocokan, serta tampilan tersamar (mis. 3324********0001). NIK mahasiswa yang Anda masukkan hanya dipakai untuk pencocokan saat itu dan dicatat dalam bentuk tersamar pada log keamanan.
- Kredensial layanan disimpan terenkripsi; akses dibatasi hanya untuk petugas berwenang.
- Hak akses ke data mahasiswa diperiksa ulang setiap kali data dibuka. Bila data NIK orang tua/wali pada data mahasiswa berubah sehingga tidak cocok lagi, tautan dicabut otomatis.
- Percobaan verifikasi dibatasi, sesi berakhir otomatis setelah 30 menit tanpa aktivitas, dan formulir dilindungi dari pemalsuan permintaan.
6. Masa penyimpanan
Data akun Academic Parent disimpan selama akun aktif. Log keamanan dan aktivitas disimpan paling lama 2 (dua) tahun, lalu dihapus. Data salinan sementara (cache) nilai dan presensi dihapus otomatis dalam hitungan menit hingga jam. Data akademik dan keuangan mahasiswa bukan milik layanan ini; data tersebut dikelola Universitas sesuai ketentuan arsip akademik.
7. Hak Anda
Sesuai UU Pelindungan Data Pribadi, Anda berhak untuk:
- Mengetahui dan meminta salinan data pribadi Anda yang kami simpan;
- Memperbaiki data yang tidak akurat;
- Melepas tautan dengan mahasiswa kapan saja melalui menu Lepas tautan di Academic Parent;
- Meminta penghapusan akun Academic Parent beserta seluruh tautannya;
- Menarik persetujuan akses Google kapan saja melalui pengaturan akun Google.
Mahasiswa yang tidak mengenali akun orang tua/wali yang menautkan datanya dapat meminta tautan tersebut dicabut.
8. Cara meminta penghapusan data
Kirim email ke [email protected] dari alamat email akun Google yang Anda gunakan, dengan subjek "Hapus Akun Academic Parent". Permintaan diproses paling lambat 14 hari kerja; akun, NIK tersamar, dan seluruh tautan anak akan dihapus. Log keamanan yang diwajibkan untuk audit disimpan hingga masa penyimpanannya berakhir.
9. Pengguna yang dilayani
Academic Parent ditujukan bagi orang tua atau wali mahasiswa yang telah dewasa. Layanan ini tidak ditujukan bagi anak di bawah umur. Mahasiswa, dosen, dan tenaga kependidikan yang masuk ke SIMEKAR SSO dengan akun universitas tunduk pada ketentuan pengelolaan data akademik Universitas.
10. Tanggung jawab pengguna
Anda wajib menggunakan NIK milik sendiri dan hanya mengakses data putra/putri Anda. Penggunaan NIK orang lain atau upaya mengakses data mahasiswa lain merupakan pelanggaran dan dapat dikenai sanksi sesuai peraturan perundang-undangan. Akun yang terindikasi disalahgunakan dapat kami blokir.
11. Perubahan kebijakan
Kebijakan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu. Tanggal berlaku di bagian atas halaman akan diubah, dan perubahan penting diumumkan melalui halaman SIMEKAR SSO.
12. Kontak
UPT Teknologi Informasi dan Komunikasi, Universitas PGRI Semarang
Jl. Sidodadi Timur Nomor 24 - Dr. Cipto Semarang - indonesia
Telepon: (024) 8316377, 8448217
Email: [email protected]